Der Kauf bei einem neuen Lieferanten erfordert immer Vertrauen. Doch für internationale Industriekäufer sollte Vertrauen überprüft werden, bevor Geld fließt.
Kürzlich berichtete ein Überseekäufer von einem Beschaffungsverlust von etwa USD 30.000. Wir haben auch einen weiteren Fall gesehen, bei dem ein Käufer einen Lieferanten bezahlte, dann verschwand der Lieferant, die Website ging offline und öffentliche Informationen wurden entfernt.
Dieser Artikel nennt weder die Käufer noch die Lieferanten. Es geht nicht darum, chinesische Lieferanten anzugreifen. Die meisten seriösen chinesischen Fabriken möchten ebenfalls, dass Käufer Betrug, Identitätsnachahmung und unklare Transaktionen vermeiden.
Die praktische Regel ist einfach: erst überprüfen, dann bezahlen.
Überprüfen Sie das rechtliche Unternehmen
Bevor Sie einen neuen Lieferanten bezahlen, prüfen Sie, ob die Unternehmensidentität über Dokumente und Kommunikation hinweg konsistent ist.
Vergleichen Sie:
- Rechtlicher Firmenname
- Registrierte Adresse
- Website-Domain
- E-Mail-Domain des Unternehmens
- Firmenname auf Angebot oder Proforma-Rechnung
- Begünstigteninformationen auf dem Zahlungskonto
Ein kleiner Rechtschreibunterschied kann harmlos sein, aber ein abweichender Firmenname oder ein nicht zusammenhängender Zahlungsbegünstigter sollte als Warnsignal behandelt werden, bis er erklärt und unabhängig bestätigt wurde.
Überprüfen Sie, mit wem Sie kommunizieren
Lieferantenidentitätsnachahmung und E-Mail-Kompromittierung sind echte Risiken im internationalen Handel.
Wenn sich Zahlungsinformationen plötzlich ändern, verlassen Sie sich nicht nur auf denselben E-Mail-Thread. Bestätigen Sie über einen anderen verifizierten Kanal, wie eine zuvor bestätigte Telefonnummer, das offizielle Website-Kontaktformular, einen Videoanruf oder eine andere bekannte Firmen-E-Mail-Adresse.
Nützliche Prüfungen umfassen:
- Ist die E-Mail-Domain dieselbe wie die offizielle Domain des Lieferanten?
- Verwendet die Person denselben Firmennamen wie im Angebot und in der Rechnung?
- Haben sich die Bankinformationen plötzlich geändert?
- Kann der Lieferant dieselben Informationen über einen zweiten Kanal bestätigen?
Überprüfen Sie die Fabrik
Für eine erstmalige Zusammenarbeit, insbesondere bei größeren Aufträgen, sollten Käufer bestätigen, dass der Lieferant über eine echte Betriebsbasis verfügt und das angebotene Produkt unterstützen kann.
Abhängig vom Auftragswert und Risiko kann dies umfassen:
- Live-Videoanruf aus der Fabrik oder dem Lager
- Fabrikfotos, die zu den besprochenen Produkten passen
- Fabrikverifizierung durch Dritte
- Gewerberegistrierung oder Unternehmensverifizierungsdienste
- Versandhistorie oder Produktdokumentation, wenn angemessen
Für Industrieteile sollte eine echte Fabrik oder ein Lieferant in der Lage sein, Produktdetails, Verpackung, Auftragsvorbereitung und Kommunikationsschritte klar zu besprechen.
Bestätigen Sie genau, was bestellt wird
Viele Beschaffungsprobleme beginnen vor der Zahlung, weil das Produkt nie klar genug bestätigt wurde.
Für Ersatzfilter und andere Industrieteile sollten Käufer die wichtigen Details schriftlich bestätigen:
- Teilenummer
- OE-Nummer oder Referenznummer
- Produkttyp
- Wichtige Abmessungen, wenn erforderlich
- Menge
- Verpackungs- und Etikettieranforderungen
- Anwendungs-, Fahrzeug-, Maschinen- oder Motordetails, wenn verfügbar
- Produktfotos, Etikettenfotos oder Musterfotos
Wenn ein Lieferant nicht bestätigen kann, was bestellt wird, steht der Käufer nicht nur vor einem Qualitätsrisiko. Der Käufer könnte für den falschen Artikel bezahlen.
Beweise vor dem Versand aufbewahren
Vor dem Versand sollten Käufer genügend Beweise aufbewahren, um den Auftrag, das Produkt und die Sendung zu verbinden.
Abhängig vom Auftrag können nützliche Aufzeichnungen umfassen:
- Finale Produktfotos
- Verpackungsfotos
- Etiketten- oder Versandmarkierungsfotos
- Mengenbestätigung
- Karton- oder Paletteninformationen
- Inspektionsaufzeichnungen oder Prüfbericht Dritter für bedeutende Aufträge
Diese Aufzeichnungen garantieren nicht, dass kein Problem auftritt, aber sie machen die Transaktion leichter nachvollziehbar, wenn nach dem Versand eine Frage auftaucht.
Überprüfen Sie Zahlungsinformationen
Zahlungsinformationen verdienen eine separate Prüfung.
Bevor Sie Geld senden, bestätigen Sie:
- Name des Begünstigten
- Bankkontoinformationen
- Ob der Begünstigte mit dem Lieferanten oder der vereinbarten Handelsgesellschaft übereinstimmt
- Ob die Zahlungsdetails mit der neuesten bestätigten Proforma-Rechnung übereinstimmen
- Ob eine plötzliche Kontenänderung über einen anderen Kanal verifiziert wurde
Eine plötzliche Änderung des Bankkontos, des Begünstigten, des Landes oder der Zahlungsanweisung ist ein Hochrisikosignal. Pausieren Sie und verifizieren Sie, bevor Sie bezahlen.
Bevor Sie einen Lieferanten bezahlen, lesen Sie auch unseren Leitfaden zur Zahlungsverifizierung für Prüfungen bei Bankkontenänderungen und Rechnungszahlungen.
Beginnen Sie mit einem kontrollierten Testauftrag
Wenn das Produkt und der Auftragswert es zulassen, kann ein kontrollierter Testauftrag das Risiko reduzieren.
Ein Testauftrag hilft dem Käufer zu prüfen:
- Produktübereinstimmung
- Kommunikationsgeschwindigkeit
- Verpackungsgenauigkeit
- Dokumentenabwicklung
- Kommunikation der Lieferzeit
- Problemreaktion
Das Ziel ist nicht nur, das Produkt zu testen. Es ist zu testen, ob der Lieferant zuverlässig genug für eine größere Zusammenarbeit ist.
Nutzen Sie unabhängige Verifizierung für bedeutende Aufträge
Für Aufträge mit höherem Wert können Käufer vor Zahlung oder Versand eine unabhängige Verifizierung hinzufügen.
Abhängig von der Transaktion kann dies umfassen:
- Unternehmensverifizierung durch Dritte
- Fabrikaudit
- Vorversandinspektion
- Schutz durch Handelsplattform, wenn geeignet
- Zahlungsbedingungen, die dem Risikoniveau entsprechen
Die richtige Methode hängt vom Produkt, Auftragswert, der Lieferantenhistorie und den internen Risikoregeln des Käufers ab.
Vertrauen, aber verifizieren
Gute Lieferanten sollten keine Angst vor angemessener Verifizierung haben. Seriöse Käufer versuchen nicht, die Zusammenarbeit schwierig zu machen. Sie versuchen, vermeidbares Risiko zu vermeiden.
Bevor Sie mit einem neuen Lieferanten zusammenarbeiten, denken Sie an vier Prüfungen:
- Überprüfen Sie das Unternehmen.
- Überprüfen Sie das Produkt.
- Überprüfen Sie die Zahlung.
- Überprüfen Sie die Sendung.
Wenn Sie Ersatzfilter für schwere Nutzfahrzeuge, Baumaschinen oder schwere Ausrüstung beschaffen, können Sie unseren Produktkatalog, Finden Sie Ihren Filter, Qualitätskontrolle, Fabrik und Angebot anfordern Seiten nutzen, um Produktinformationen zu prüfen und Anfragedetails zu senden.