Acheter auprès d'un nouveau fournisseur exige toujours de la confiance. Mais pour les acheteurs industriels internationaux, la confiance doit être vérifiée avant que l'argent ne soit transféré.
Récemment, un acheteur international nous a parlé d'une perte d'approvisionnement d'environ 30 000 USD. Nous avons également vu un autre cas où un acheteur a payé un fournisseur, puis le fournisseur a disparu, le site web a été mis hors ligne et les informations publiques ont été supprimées.
Cet article ne nomme ni les acheteurs ni les fournisseurs. Le but n'est pas d'attaquer les fournisseurs chinois. La plupart des usines chinoises sérieuses souhaitent également que les acheteurs évitent la fraude, l'usurpation d'identité et les transactions floues.
La règle pratique est simple : vérifier d'abord, payer ensuite.
Vérifier la société légale
Avant de payer un nouveau fournisseur, vérifiez si l'identité de l'entreprise est cohérente dans les documents et la communication.
Comparez :
- Nom légal de la société
- Adresse enregistrée
- Domaine du site web
- Domaine de l'email de l'entreprise
- Nom de la société sur le devis ou la facture proforma
- Informations sur le bénéficiaire du compte de paiement
Une petite différence d'orthographe peut être inoffensive, mais un nom de société différent ou un bénéficiaire de paiement non lié doit être traité comme un signe d'avertissement jusqu'à ce qu'il soit expliqué et confirmé indépendamment.
Vérifier avec qui vous communiquez
L'usurpation d'identité de fournisseur et la compromission d'email sont des risques réels dans le commerce international.
Si les informations de paiement changent soudainement, ne vous fiez pas uniquement au même fil d'emails. Confirmez par un autre canal vérifié, comme un numéro de téléphone précédemment confirmé, le formulaire de contact du site officiel, un appel vidéo ou une autre adresse email connue de l'entreprise.
Les vérifications utiles incluent :
- Le domaine email est-il le même que le domaine officiel du fournisseur ?
- La personne utilise-t-elle le même nom de société que le devis et la facture ?
- Les informations bancaires ont-elles changé soudainement ?
- Le fournisseur peut-il confirmer les mêmes informations via un second canal ?
Vérifier l'usine
Pour une première coopération, surtout pour des commandes plus importantes, les acheteurs doivent confirmer que le fournisseur dispose d'une base opérationnelle réelle et peut soutenir le produit proposé.
Selon la valeur de la commande et le risque, cela peut inclure :
- Appel vidéo en direct depuis l'usine ou l'entrepôt
- Photos de l'usine correspondant aux produits discutés
- Vérification de l'usine par un tiers
- Services de vérification d'enregistrement d'entreprise ou de société
- Historique d'expédition ou documentation produit le cas échéant
Pour les pièces industrielles, une usine ou un fournisseur réel doit pouvoir discuter clairement des détails du produit, de l'emballage, de la préparation de la commande et des étapes de communication.
Confirmer exactement ce qui est commandé
De nombreux problèmes d'approvisionnement commencent avant le paiement, car le produit n'a jamais été confirmé assez clairement.
Pour les filtres de rechange et autres pièces industrielles, les acheteurs doivent confirmer par écrit les détails importants :
- Numéro de pièce
- Numéro OE ou numéro de référence
- Type de produit
- Dimensions clés si nécessaire
- Quantité
- Exigences d'emballage et d'étiquetage
- Détails d'application, de véhicule, de machine ou de moteur lorsqu'ils sont disponibles
- Photos du produit, photos de l'étiquette ou photos de l'échantillon
Si un fournisseur ne peut pas confirmer ce qui est commandé, l'acheteur ne fait pas seulement face à un risque de qualité. L'acheteur peut payer pour le mauvais article.
Conserver des preuves avant l'expédition
Avant l'expédition, les acheteurs doivent conserver suffisamment de preuves pour relier la commande, le produit et l'expédition.
Selon la commande, les enregistrements utiles peuvent inclure :
- Photos finales du produit
- Photos de l'emballage
- Photos de l'étiquette ou de la marque d'expédition
- Confirmation de la quantité
- Informations sur le carton ou la palette
- Rapports d'inspection ou rapport d'inspection par un tiers pour les commandes importantes
Ces enregistrements ne garantissent pas qu'aucun problème ne surviendra, mais ils rendent la transaction plus facile à tracer si une question apparaît après l'expédition.
Vérifier les informations de paiement
Les informations de paiement méritent une vérification séparée.
Avant d'envoyer de l'argent, confirmez :
- Nom du bénéficiaire
- Informations du compte bancaire
- Si le bénéficiaire correspond au fournisseur ou à la société commerciale convenue
- Si les détails de paiement correspondent à la dernière facture proforma confirmée
- Si tout changement soudain de compte a été vérifié par un autre canal
Un changement soudain de compte bancaire, de bénéficiaire, de pays ou d'instruction de paiement est un signal à haut risque. Mettez en pause et vérifiez avant de payer.
Avant de payer un fournisseur, lisez également notre guide de vérification des paiements pour les contrôles de changement de compte bancaire et de paiement de facture.
Commencer par une commande d'essai contrôlée
Lorsque le produit et la valeur de la commande le permettent, une commande d'essai contrôlée peut réduire le risque.
Une commande d'essai aide l'acheteur à vérifier :
- La correspondance du produit
- La rapidité de communication
- L'exactitude de l'emballage
- La gestion des documents
- La communication sur les délais de livraison
- La réponse aux problèmes
Le but n'est pas seulement de tester le produit. Il s'agit de tester si le fournisseur est suffisamment fiable pour une coopération plus importante.
Utiliser une vérification indépendante pour les commandes importantes
Pour les commandes de valeur plus élevée, les acheteurs peuvent ajouter une vérification indépendante avant le paiement ou l'expédition.
Selon la transaction, cela peut inclure :
- Vérification de société par un tiers
- Audit d'usine
- Inspection avant expédition
- Protection de plateforme commerciale lorsque approprié
- Conditions de paiement correspondant au niveau de risque
La bonne méthode dépend du produit, de la valeur de la commande, de l'historique du fournisseur et des règles de risque internes de l'acheteur.
Faire confiance, mais vérifier
Les bons fournisseurs ne devraient pas avoir peur d'une vérification raisonnable. Les acheteurs sérieux ne cherchent pas à rendre la coopération difficile. Ils essaient d'éviter un risque évitable.
Avant de travailler avec un nouveau fournisseur, rappelez-vous quatre vérifications :
- Vérifier la société.
- Vérifier le produit.
- Vérifier le paiement.
- Vérifier l'expédition.
Si vous recherchez des filtres de rechange pour camions lourds, engins de construction ou équipements lourds, vous pouvez utiliser notre catalogue de produits, Trouvez votre filtre, Contrôle de qualité, Usine et Demander un devis pour vérifier les informations produit et envoyer les détails de votre demande.